Huisregels

Deze huisregels zijn opgesteld zodat wij u zo goed mogelijk kunnen helpen en optimale zorg voor uw mondgezondheid kunnen verlenen. Door duidelijke afspraken te maken, zorgen wij samen voor een prettige, veilige en efficiënte behandeling voor zowel onze patiënten als onze medewerkers. Wij vragen hiervoor uw begrip en medewerking.

1. Afspraken en Annuleringen

• • Punctualiteit: Het is belangrijk om op tijd te komen voor de gemaakte afspraak. Bij te laat komen bestaat de mogelijkheid dat de behandeling niet plaats kan vinden of niet volledig plaats kan vinden.
  • Annuleren van afspraken: Afspraken dienen minimaal 24 uur van tevoren en uitsluitend telefonisch geannuleerd te worden. Wij vragen u vriendelijk om afspraken niet op het laatste moment te annuleren, zodat wij de vrijgekomen tijd indien mogelijk aan een andere patiënt kunnen aanbieden. Bij een te late annulering van een afspraak (minder dan 24 uur van tevoren), kan de praktijk kosten in rekening brengen. Dit tarief wordt niet vergoed door de zorgverzekeraar. De hoogte van het kosten worden berekend op basis van de geplande afspraaktijd:
    • Tot en met 15 minuten: 25 euro.
    • 16 tot en met 30 minuten: 50 euro.
    • 31 tot en met 45 minuten: 75 euro.
    • Vanaf 46 minuten: 100 euro.

    Voor langere of uitgebreide behandelingen kunnen afwijkende kosten in rekening worden gebracht, afhankelijk van de gereserveerde tijd.

• No-show beleid: Bij het niet op komen dagen zonder annulering worden er op dezelfde wijze als hierboven kosten in rekening gebracht.
• Bij herhaaldelijk niet nakomen of te laat afmelden van afspraken kunnen de kosten toenemen en kan dit uiteindelijk gevolgen hebben voor uw inschrijving in de praktijk.
• Wanneer u een factuur ontvangt voor een no-show (C90), dient deze eerst volledig betaald te worden voordat er een nieuwe afspraak kan worden ingepland.

 

2. Betalingsvoorwaarden

• Betaling na de behandeling: Betalingen verlopen via Infomedics, onze externe partner voor het verwerken van betalingen. Zorg ervoor dat de praktijk altijd beschikt over een up-to-date adres, telefoonnummer en e-mailadres voor het ontvangen van facturen en betalingsherinneringen. Facturen worden per mail verstuurd. Als u liever geen digitale rekening ontvangt, kunt u dit doorgeven, waarna de rekening per post zal worden verstuurd.
• U heeft 30 dagen de tijd om de factuur te betalen. Wanneer de betaling niet binnen deze termijn is ontvangen, stuurt Infomedics eerst een kosteloze betalingsherinnering. Indien betaling daarna nog uitblijft, volgt een tweede aanmaning waarbij wettelijke incassokosten in rekening kunnen worden gebracht.
• Betalingsregelingen: Als het niet mogelijk is om onmiddellijk te betalen, kunnen er betalingsregelingen getroffen worden. Hiervoor kunt u contact opnemen met Infomedics op het nummer: 036 – 203 19 00.
• Verzekering: Wanneer u verzekerd bent voor de tandarts, wordt de rekening eerst ingediend bij de zorgverzekering. Het resterende bedrag, dat niet door de verzekering wordt vergoed, wordt daarna aan uzelf gefactureerd.
• Bewind: Als u onder bewind staat, dient u dit vooraf aan de praktijk te melden. Alle communicatie over betalingen, facturen en afspraken verloopt via de bewindvoerder. Wij dienen ten alle tijden akkoord te hebben van bewind alvorens tot behandeling wordt overgegaan.
• Openstaande betalingen: Wanneer de betalingstermijn van twee facturen voor eerdere behandelingen is verstreken en deze nog niet zijn betaald, kan de praktijk geplande afspraken annuleren. U wordt hierover schriftelijk geïnformeerd, deze brief dient tevens als waarschuwing. Nieuwe afspraken kunnen pas worden ingepland zodra de openstaande facturen volledig zijn voldaan.

 

3. Gedrag en Veiligheid

• Gedragscode: De patiënt dient zich respectvol te gedragen tegenover het personeel en andere patiënten. Ongewenst grensoverschrijdend gedrag kan leiden tot beëindiging van de behandelingsovereenkomst.
• Verboden voorwerpen: Het gebruik, bezit of verhandelen van drugs, wapens of gestolen goederen is ten strengste verboden in de praktijk.
• Veiligheid: Het dragen van messen of andere wapens is absoluut verboden.
• Huisdieren: Huisdieren zijn niet toegestaan in de praktijk, behalve hulp- en blindengeleidehonden, vanwege hygiëne- en veiligheidsredenen.

 

4. Gezondheid en Hygiëne

• Hygiëne: Tijdens behandelingen is het noodzakelijk hygiënemaatregelen in acht te nemen.
• Infecties en ziekte: Patiënten die symptomen van infectieziekten vertonen (zoals griep, verkoudheid, koorts) dienen dit minimaal 24 uur van te voren te melden. Behandelingen kunnen worden uitgesteld als er risico is op besmetting.
• Mondkapjes: Indien nodig, vooral in tijden van epidemieën (zoals COVID-19), kunnen mondkapjes vereist zijn.

 

5. Communicatie en Privacy

• U als patiënt heeft de verantwoordelijkheid om de correcte gegevens met betrekking tot verzekering, bewind, adres en telefoonnummer door te geven. Ook het correct en naar waarheid aanleveren van gegevens over uw medische gezondheid is uw eigen verantwoordelijkheid.
• Contactgegevens: Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer en adres) dienen altijd up-to-date zijn, zodat belangrijke herinneringen of meldingen over behandelingen en betalingen correct kunnen worden doorgegeven.
• Privacy: De praktijk zorgt ervoor dat de persoonsgegevens volgens de geldende privacywetgeving (zoals de AVG) worden behandeld. Gegevensuitwisseling met derden, zoals bijvoorbeeld een kaakchirurg, wordt alleen gedaan bij toestemming. Ook is er recht op inzage.
• Machtiging: In verband met de nieuwe privacywetgeving (AVG) kunnen patiënten uitsluitend voor zichzelf en/of voor kinderen tot 16 jaar een afspraak maken, wijzigen, annuleren of medische gegevens opvragen. Dit kan in sommige gevallen voor problemen zorgen. Daarom bieden wij de mogelijkheid om een machtigingsformulier in te vullen. Met dit formulier kunt u iemand anders machtigen om namens u handelingen te verrichten, zoals het maken of wijzigen van afspraken of het opvragen van medische gegevens. Het machtigingsformulier kunt u (laten) ophalen en inleveren bij de balie.

 

6. Behandelovereenkomst en Behandeling

• Informed Consent: De patiënt krijgt altijd informatie en uitleg over de behandeling en geeft toestemming voordat er een behandeling wordt gestart.
• Behandelplan: Met iedere patiënt wordt, wanneer nodig, een behandelplan besproken dat de noodzakelijke en voorgestelde behandelingen beschrijft. Bij behandelingen van €250 of meer ontvangt u een volledige schriftelijke begroting, inclusief prestaties, tarieven en materiaal- en techniekkosten. De begroting dient ondertekend te zijn alvorens tot behandeling wordt overgegaan.

 

7. Klachten en Feedback

• Klachtenregeling: Ondanks de zorg en inzet van ons team kan het voorkomen dat u niet geheel tevreden bent over de behandeling in onze praktijk. In dat geval kunt u een schriftelijke klacht indienen. Meestal biedt een persoonlijk gesprek met uw tandarts een oplossing. Mocht u liever een onafhankelijke derde partij inschakelen, dan kunt u de klacht indienen bij de KNMT, de beroepsvereniging waar onze praktijk bij aangesloten is. Een klachtenfunctionaris van de KNMT zal kosteloos bemiddelen tussen u en uw tandarts, met als doel een passende oplossing te vinden.
• Feedback: Uw ervaring is belangrijk voor ons! Wij horen graag hoe u uw bezoek aan onze praktijk heeft ervaren, of het nu gaat om suggesties, verbeterpunten of complimenten. Uw feedback helpt ons om onze zorg en service continu te verbeteren. Heeft u opmerkingen of wilt u ons een compliment geven? Laat het ons weten via het e-mailadres: info@mondzorg-oh.nl.

 

8. Toegang en Begeleiding

• Begeleiding: Mocht een patiënt extra ondersteuning nodig hebben tijdens een behandeling, dan is het mogelijk om een begeleider mee te nemen, mits deze zich houdt aan de afgesproken huisregels. De begeleider mag geen invloed uitoefenen op de behandelingen en dient zich als toehoorder te gedragen.
• Minderjarigen (kinderen tot 12 jaar): Minderjarigen dienen altijd onder begeleiding van een volwassene aanwezig te zijn in de praktijk. Dit geldt voor zowel behandelingen als voor wachttijden. Wij verzoeken ouders of begeleiders om ervoor te zorgen dat kinderen zich rustig gedragen en geen hinder veroorzaken voor andere patiënten en het personeel.
• Beperkingen:
  • Patiënten mogen de behandelruimte niet zonder toestemming betreden of verlaten. Dit is om te voorkomen dat behandelingen verstoord worden en om de veiligheid van de patiënt en het personeel te garanderen.
  • Patiënten mogen geen medische apparatuur of materialen in de praktijk gebruiken of aanraken zonder expliciete toestemming en instructie van het personeel. Dit is ter bescherming van zowel de patiënt als de apparatuur zelf.

 

9. Ethische en Juridische Overwegingen

• Behandeling van minderjarigen: Ouders of voogden dienen vooraf toestemming te geven voor de behandeling van minderjarige kinderen en zijn verantwoordelijk voor hun gedrag tijdens de behandeling.
• Binnen de leeftijdsregels geldt:
  • Bij kinderen tot 12 jaar is de toestemming van de ouders/voogden vereist. Toestemming van het kind is niet nodig, maar deze heeft wel recht op informatie.
  • Bij jongeren van 12 tot 16 jaar is de toestemming van de ouders/voogden en van de jongere zelf vereist. Als een kind van deze leeftijd niet in staat wordt geacht om zijn medische belangen te waarderen, is alleen de toestemming nodig van zijn ouders of voogd.
  • Bij jongeren vanaf 16 jaar geldt dat patiënten – indien zij in staat zijn om de medische belangen redelijk te waarderen – zelfstandig toestemming geven voor een verrichting. Mocht de 16- of 17-jarige daartoe niet in staat zijn, dan is toestemming van de ouders of voogd nodig. Ouders of voogden blijven tot het 18e jaar financieel verantwoordelijk. Wij adviseren om voorafgaand aan de behandeling duidelijke afspraken te maken met uw kind over de behandeling en de kosten.
• Ethische richtlijnen: De praktijk handelt volgens de ethische richtlijnen van de KNMT en de wet- en regelgeving rondom tandheelkundige zorg.

 

10. Ongeautoriseerde handelingen

• Zelfbehandeling of andere handelingen: Patiënten mogen zonder toestemming geen medische handelingen uitvoeren of hulpmiddelen in de praktijk gebruiken.

 

11. Behandelingsovereenkomst: weigering en beëindiging

• Wij handelen altijd zorgvuldig bij weigering of beëindiging:
  • Eerst proberen we de situatie te herstellen en geven meerdere waarschuwingen.
  • U ontvangt mondeling en schriftelijk uitleg over de reden van weigering of beëindiging.
• De praktijk mag een behandelingsovereenkomst weigeren of beëindigen bij een gewichtige reden, zoals:
  • Uw hulpvraag onze expertise te boven gaat.
  • Er geen vertrouwensbasis is of er is een ernstig conflict tussen u en de praktijk.
  • Herhaald grensoverschrijdend gedrag van u of uw vertegenwoordiger.
  • Wanneer de betalingstermijn van twee facturen voor eerdere behandelingen is verstreken en deze nog niet zijn betaald. U ontvangt een schriftelijke waarschuwing. Er worden maximaal drie schriftelijke waarschuwingen gegeven. Wanneer u een vierde keer niet betaalt, wordt u verzocht een andere tandarts te zoeken.
• Bij vier achtereenvolgende no-shows zonder annulering, wordt u verzocht een andere tandarts te zoeken, omdat wij in dat geval de continuïteit en kwaliteit van zorg niet kunnen waarborgen. Vooraf ontvangt u schriftelijke waarschuwingen bij elke no-show (bijvoorbeeld bij de tweede, derde en vierde keer).
• Spoedzorg blijft altijd beschikbaar totdat u een nieuwe tandarts heeft gevonden. Met uw toestemming wordt uw dossier overgedragen aan uw nieuwe tandarts.